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5 tips para tener reuniones de trabajo efectivas

           Autor: Camila Siqueira
Fuente: Shutterstock
Cuando las reuniones de equipo son efectivas, muchas cosas productivas pueden salir de allí; pero sin embargo muchas de las reuniones en el trabajo terminan resultando una pérdida de tiempo. ¿Qué cuestiones diferencian una reunión productiva de una inútil? Descubre a continuación algunos tips para tener reuniones más efectivas.


5 tips para tener reuniones de trabajo efectivas



1 – Agenda una reunión por un motivo concreto

Para fijar una reunión y que sea efectiva ésta debe tener un motivo concreto y se debe limitar la instancia a proponer soluciones para resolver ese tema puntual, sin permitir que se vaya por las ramas.

Si surgen otras dudas o dilemas se puede anotar para tratarlos en otra reunión
, pero si al final se quiere abarcar todo es probable que nada se pueda sacar en limpio.

Por otro lado, evalúa si lo que se quiere comunicar amerita pausar el trabajo para asistir o si es algo que se podría haber resuelto más fácil, por ejemplo mediante un mail.


2 – Convoca solo a quienes estén implicados

No todos los miembros de la empresa tienen que asistir a la reunión si lo que se va a hablar no les afectará en ningún sentido. Convocar a muchas personas tiene el riesgo de que todo se disperse más, por lo que lo mejor es que asista solamente el equipo implicado en el tema que se va a tratar.


3 – Avisa antes cuál es el objetivo


La incertidumbre no es buena en ningún ámbito, y si solamente informas que hay una reunión y usas frases del estilo “para hablar sobre los cambios que vendrán” pero no mencionas nada más se creará un halo de misterio alrededor y los implicados se podrían poner nerviosos o incómodos aún sin motivo alguno.

Es cierto que a veces no se puede adelantar nada, pero si éste no es el caso informa antes de que se tratará
. Esto no solo le quitará una intriga quizás innecesaria, sino que también permitirá que los demás vayan preparados para aportar soluciones o ideas.


4 – No extiendas la reunión mucho rato

Un punto en el que todos los asistentes a reuniones coinciden sobre la ineficacia es cuando éstas duran mucho tiempo. Las reuniones muy largas hacen que todos los participantes se aburran, comiencen a incomodarse porque sienten hambre o por estar mucho tiempo quietos y se dispersan porque no es posible mantener la atención todo el tiempo, lo que al final resulta en un fracaso de reunión, porque la mayoría estará más pendiente de que se termine que del tema que se está tratando.


5 – Prepara material y chequea antes que todo funcione

Apoya la reunión con material de tipo audiovisual para evitar la monotonía que surge al estar hablando todo el tiempo.

Esto te permitirá “descansar” y mantener interesados a los miembros del equipo. Puede tratarse de material que ejemplifique, motive o refuerce la idea que estás comunicando.

Elije material interesante
(trata de evitar los Power Point con aburridas gráficas y prepara algo en un programa más dinámico) y además chequea antes de comenzar que todo funcione: proyector, sonido y los recursos que sea que vayas a incluir.


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Camila Siqueira Menéndez

Camila Siqueira

Comunicadora en formación constante

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